Импорт данных в MS Excel, или Как перестать копировать

Как часто вы используете комбинацию Ctrl+C / Ctrl+V для использования данных из других файлов? А потом данные обновились, и копирование происходит снова и снова. Хотите узнать, как перестать делать лишние действия? Подробности — в материале

ВЫПУСК №12 (ДЕКАБРЬ, 2017)

 

Яна Нудельман,

тренер DATA ANALYSIS SYSTEMS

У нас хорошая новость для вас — в Excel есть инструмент, позволяющий подключаться к источникам данных и импортировать их к себе в книгу без лишних копирований. Самое главное, что при обновлении данных в файле-источнике у вас в книге данные обновляются. Самостоятельно!

Этот инструмент называется «Получение внешний данных» и расположен на закладке «Данные» (рисунок 1).

Рисунок 1

Рисунок 1  – Импорт данных в MS Excel, или Как перестать копировать

 

Это стандартный инструмент Excel — а значит, вам не придется ничего дополнительно устанавливать.

Итак, «Получение внешних данных» существует из таких форматов файлов:

• из файла MS Access;

• из текстового файла;

• из Интернета;

• из других источников (например, SQL Server, ODATA,XML)

Рассмотрим первые три варианта, принцип и логика для всех форматов аналогичны.

 

Получение данных из текстовых файлов.

Почему текстовые файлы? В первую очередь они содержат только символы, не содержат форматирования, лишней информации — занимают мало места. Многие CRM, учетные системы могут записывать данные в текстовые файлы, чтобы другие приложения забирали информацию оттуда. Разные форматы текстовых файлов зависят от символов разделителей. Символы-разделители — это такие символы, как: точка, запятая, точка с запятой, знак табуляции и многие другие знаки, которые в выгруженном файле разделяют ваши данные между собой. В нашем примере у нас символ-разделитель — знак табуляции.

 

Делаем импорт — закладка «Данные» — Получение внешних данных. Из текста выбираем текстовый файл.

Открывается мастер текстов (рисунок 2), который сразу нам предлагает выбрать формат данных.

Рисунок 2

Если вы не знаете, чем разделяются ваши данные, в мастере импорта есть превью.

 

Рассмотрим элементы мастера импорта.

С разделителями — при наличии разделителя (в данном случае — знак табуляции), а «фиксированной ширины» — тот случай, когда мы точно знаем длину наших данных в каждом столбце и она одинаковая.

Формат файла — это кодировка, в большинстве случаев этот параметр изменять не нужно, но если оказался  файл с другой кодировкой — тут можно определить и сделать выбор.

Мои данные содержат заголовки — галочка, которая означает, что у вас есть названия столбцов.

Предварительный просмотр — это превью, сразу можно видеть, как изменяется будущая выгрузка.

Нажимаем далее (рисунок 3).

Рисунок 3

По умолчанию в шаге 2 стоит галочка возле «знак табуляции» и в превью видно, что этот знак подходит, поскольку данные разделились.

 

Встроенными знаками являются:

- знак табуляции;

- точка с запятой;

- запятая;

- пробел.

Если ни один вариант не подходит — можно поставить галочку напротив «другой» и подбирать самостоятельно.

 

Читать дальше →