Упровадження філософії кайдзен у відділі консолідованої звітності

Упровадження філософії кайдзен у відділі консолідованої звітностіНа прикладі, реалізованому у відділі консолідованої звітності, доречно проілюструвати важливість застосування кайдзен-інструментів на практиці та усунення «вузького місця» у стислі терміни за невеликі кошти. Здавалося б, лише один невеличкий процес, проте після його оптимізації полегшення відчуло 70% фінансових директорів компаній групи «ТАС»

ВИПУСК №12 (ГРУДЕНЬ, 2018)

 

Вивчення філософії кайдзен назавжди змінило мої погляди на робочий процес та підходи до вирішення існуючих проблем. Будучи людиною ініціативною, я завжди намагався віднайти шляхи автоматизації бізнес-процесів, розібратися у всіх тонкощах питання та запропонувати їм готове рішення. Інколи мої пропозиції зустрічали потужний спротив колег, недовіру і відторгнення.

 

Зараз усе змінилося, я більше не «спускаю» колективу ідеї, що саме потрібно покращити, а працюю над створенням атмосфери для мотивації колег самостійно генерувати ідеї вдосконалення існуючих і формування нових бізнес-процесів. Це не означає, що я більше не ділюся з колегами власними думками, просто зараз у колективі панує атмосфера загальної зацікавленості, а процес пошуку відповідей став більш продуктивним та ефективним.

 

Отже, донедавна нашим вузьким місцем була «заява на фінансування». У кожній компанії є своя внутрішня система заяв на узгодження та виконання платежів (комунальні платежі, орендні платежі, придбання основних засобів тощо). У більшості компанії заява на отримання фінансування — це паперовий носій або електронний лист. Ми також не стали винятком.

 

Часто-густо ці паперові заяви десь «зникали» або довго очікували узгодження. Процес нікого не влаштовував, але всі ним користувалися й надалі, бо не бачили інших можливостей його оптимізувати.

 

Коли після чергового «провалу» з пошуком місцезнаходження важливої заяви на фінансування у керівництва увірвався терпець, настав час змін.

 

Першою думкою було придбати готове, вже кимось реалізоване рішення. Але це не наш шлях, оскільки це недешево та й не враховує особливостей саме нашого робочого процесу.

 

Розпочався приємний процес, який був схожим на розмову однодумців, що розповідали один одному про труднощі та фантазували про ідеальну ситуацію, коли процес проходження заяви від ініціатора до виконавця був би нетривалим і раціональним, а також враховував би всі потреби конкретного підрозділу та особливості нашого робочого процесу.

 

У результаті цих колективних переговорів ми виробили оптимальну схему цього бізнес-процесу. А непомітна дія одного з найважливіших кайдзен-інструментів — колективного обговорення проблеми та обґрунтування методів її вирішення — дозволила уникнути недовіри до майбутніх змін.

 

Придбати повну версію статті