Работать меньше — получать больше: как оптимизировать работу руководителя

ВЫПУСК №10 (ОКТЯБРЬ, 2017)

Немного чести в том, чтобы работать много и без результата. Так же, как и не такая уж большая доблесть в том, чтобы просто много работать. Работать, как говорится, надо головой, об этом еще Лев Николаевич Толстой написал.

 

Людмила Богуш-Данд,

учредитель тренинговой компании BogushTime

Продуктивность или эффективность — что важнее?

Работать меньше — получать больше: как оптимизировать работу руководителяСначала нужно понять, что это такое? А далее и противопоставлять можно.

Продуктивность — это количество созданного продукта, результата.

 

К ней требования простые, но важные:

• продуктом/результатом может считаться только результат, на 100% соответствующий требуемым стандартам качества;

• результат должен быть произведен в назначенное время, а не потом (и иногда — даже не заранее);

• результата должно быть произведено именно столько, сколько заявлено (и перепроизводство тоже не всегда приветствуется, потому что может сопровождаться незапланированными расходами и проблемами).

 

Поэтому при оценке продуктивности сотрудника руководитель смотрит на своевременное выполнение плановых показателей и соблюдение стандартов качества. Руководитель должен быть готов, что ему будут подсовывать 99%-е качество, или 99%-е количество от плана и будут продавать ему идею о том, что опоздание на 1 минуту опозданием не считается. Соберите волю в кулак и добейтесь, чтобы вас поняли: вам нужно все на уровне 100% — не вовлекайтесь в идеи о том, что идеального не бывает. Бывает, еще как!

 

Для того чтобы оптимизировать свою деятельность по контролю продуктивности, руководителю стоит этот контроль слегка «автоматизировать». За счет введения визуальных графиков по статистикам получения продукта: возле каждого рабочего места должен висеть лист бумаги с графиком показателей производства, причем показатели должны отмечаться, как минимум, ежедневно, а на некоторых постах и ежечасно. Кто вносит данные? Сам сотрудник. Руководитель просто подходит и смотрит — внесены данные или нет. Поверьте, там, где все происходит по плану и хорошо, работник никогда не забудет и не пропустит внесение показателей в график — хвастаться любят все. А если вы видите, что график не заполняется, смело начинайте разбираться, что же происходит не так, какова причина.

 

При этом время на контроль вы сэкономите.

Ведь достаточно будет бегло просмотреть на наличие показателей и на тренд самого графика — растет или падает.

Эффективность контролировать сложнее, потому как эффективностью называется выполнение задач, благодаря чему вы достигнете необходимый эффект в работе.

 

Хотя речь опять-таки идет о результате. Отличие лишь в том, что продуктивность измеряется по факту, а эффективность определяется планированием. Следовательно, чтобы быть уверенным в том, что сотрудники в рабочее время четко исполняют свои обязанности, руководителю стоит заранее позаботиться о том, чтобы подчиненные получили необходимый объем задач на неделю, чтобы эти задачи были скоординированы.

 

Для этого руководителю стоит проводить две встречи в неделю с каждым сотрудником. Одна встреча — с глазу на глаз, когда подчиненный отчитывается о проделанной работе на прошлой неделе и защищает свой план на следующую, а вторая — общая, когда руководитель проводит координацию подчиненных, чтобы те в течение предстоящей недели действовали согласованно. А это, в свою очередь, также сэкономит время руководителя.

 

Как контролировать сотрудников, не отвлекая и не отвлекаясь? →