Особенности построения сводных таблиц

Хитрости Excel

Яна Нудельман,

тренер DATA ANALYSIS SYSTEMS

ВЫПУСК №4 (АПРЕЛЬ, 2018)

 

Сводные таблицы — один из самых популярных видов агрегирования в Excel и к тому же очень простой

Перед построением сводных таблиц необходимо обращать внимание на источник данных, т.е. на те данные, которые нужно агрегировать.

На рисунке 1 показана «умная таблица» с данными.

 

Особенности построения сводных таблиц (рисунок 1)

 

Если внимательно присмотреться к таблице, то можно заметить, что в колонках H–L находятся числовые показатели. Данные колонки относятся к типу «значения». У нас они числовые, но это необязательно. Значениями могут быть ответы «да»/«нет», «мужчины»/«женщины». Это текстовые значения. Однако их природа такая же. Это — значения. В отличие от вышеуказанных колонок, колонки A–G — это измерения, т.е. это то, к чему относятся значения (например, к типу клиентов «опт», менеджеру такому-то и т.д.).

 

Вторая важная характеристика таблицы — источника данных — все ячейки в колонках измерений заполнены, т.к. не может быть такого, чтобы значение ни к чему не относилось. Что касается колонок со значениями, там могут быть пустые ячейки (например, клиентам типа «опт» не было отгрузок в январе 2012 года). Если представить в нашем трехмерном пространстве кубик, внутри которого находятся данные (значения), то измерениями кубика являются длина, ширина и высота. Вращая такой кубик в нашем трехмерном пространстве, мы можем смотреть на данные внутри него с точки зрения разных измерений. Сводная таблица — это такой кубик данных, только в нем не три измерения, а больше.

 

Какие источники данных подходят и не подходят для того, чтобы строить на них сводные таблицы?

Обязательно обращаем внимание на:

• наличие промежуточных итогов — является критичным для построения сводной таблицы на таком источнике данных (данные будут неправильно отображаться из-за дублирования);

• одно поле (год-месяц) развернуто по столбцам, это не критично, но выбивается из концепции «вращения куба данных», т.е. это уже своего рода сводная таблица (рисунок 2).

 

Особенности построения сводных таблиц (рисунок 2)

 

Если у вас умная таблица, то для создания сводной — курсор в любой ячейке таблицы-источника, далее закладка «Вставка» – «Сводная таблица».

 

Окно «Создание сводной таблицы» (рисунок 3):

 

Особенности построения сводных таблиц (рисунок 3)

 

Читать дальше