Миссия выполнима — Microsoft Dynamics NAV поможет составить актуальную отчетность

ВЫПУСК №5 (МАЙ, 2017)

Практически все предприятия сталкиваются с необходимостью своевременного создания регламентированных финансовых отчетов. Но это только вершина айсберга. Как правило, для принятия управленческих решений компании необходима также качественная внутренняя отчетность. И здесь нередко возникают проблемы. Особенно если разные подразделения одного предприятия разбросаны по всей стране, а то и по миру. Или когда необходимо сформировать отчеты для владельца нескольких предприятий. В любом случае финансовый директор должен иметь достоверную и полную информацию от всех филиалов или подразделений. Сложно? Теперь нет. Благодаря Microsoft Dynamics NAV возможно составление всех видов отчетности. В рамках статьи поговорим об этом подробнее

 

Миссия 1 — Регламентированные финансовые отчеты

Составление таких отчетов крайне важно для предприятия, поскольку данные впоследствии предоставляются контролирующим органам. Кроме того, они могут понадобиться банкам при оформлении кредита или акционерам компании.

 

Microsoft Dynamics NAV позволяет существенно ускорить составление всех видов регламентированных отчетов, одновременно сведя вероятность ошибок к минимуму.

 

После закрытия соответствующих счетов прибылей/убытков (что делается буквально в несколько кликов) система позволяет сформировать и распечатать такие обязательные бухгалтерские документы, как:

• Баланс — Форма № 1;

• Отчет о финансовых результатах — Форма № 2;

• Отчет о движении денежных средств (по прямому и косвенному методам) — Форма № 3;

• Отчет о собственном капитале — Форма № 4;

• Примечания к годовой финансовой отчетности — Форма № 5.

 

 

Период, за который необходимо создать финансовую отчетность, можно указать в параметрах. Еще один важный момент — с помощью данной программы можно настроить то, в каком виде необходимо представлять данные в каждой из форм. При этом в случае необходимости пользователь может самостоятельно модифицировать отчет. Например — изменить или создать новую формулу для расчета или указывать счета, суммы из которых должны попадать в конкретную статью отчета. Таким образом, можно легко внести коррективы и получить необходимые данные при возникновении каких-либо изменений на законодательном уровне, не привлекая для этого сторонних специалистов. Отчеты можно распечатать или экспортировать в программу, которая отправит их необходимым адресатам, скажем, сдавать отчетность через M.E.Doc.

 

Для того чтобы проверить, правильно ли составлены документы, можно сформировать как оборотно-сальдовую ведомость, так и провести анализ движения средств по каждому счету. Но это не единственный способ проверки. Открыв План счетов бухгалтерского учета в Microsoft Dynamics NAV, пользователь может увидеть не только номера и названия счетов, но также движения и остатки по каждому из них (а если нужно — и по субсчетам каждого счета).

 

 

Период, за который нужны эти данные, можно также задать. А при клике на любую сумму отображаются операции, сформировавшие такой оборот. При необходимости суть проведенных операций можно отследить вплоть до первичных документов.

 

Миссия 2 — Управленческие отчеты

Сложность при формировании управленческих отчетов заключается в том, что их форму и параметры предприятию нередко приходится разрабатывать самостоятельно, при этом многие компании предпочитают использовать отчеты по стандартам МСФО. Microsoft Dynamics NAV позволяет вести управленческий учет как по международным стандартам, так и модифицировать готовые отчеты либо создать новые. Причем пользователь может сделать это самостоятельно, используя специальный конструктор. Примечательно, что информация из любых отчетов преобразовывается в графики или диаграммы в случае надобности. А это очень удобно для использования в презентациях, к примеру, для демонстрации правлению.

 

Но зачастую для получения полной информационно-финансовой картины нужно использовать дополнительные аналитические признаки. В Microsoft Dynamics NAV эту роль играют измерения.

 

Операционный директор «Инновер» Таисия Бондарь объяснила, как это работает на практике: «Измерение в Microsoft Dynamics NAV — это аналитический признак, который можно привязать к любой хозяйственной операции, проведенной в системе. Например, если управленческая политика предприятия предполагает анализ затрат по отделам, в системе пользователю нужно создать измерение, дать ему название (например, «Подразделение») и внести те значения, которые у этого измерения могут быть (скажем, HR, финансовый департамент, канцелярия, бухгалтерия и т. д.). Теперь у пользователя есть возможность привязать к операциям одно из подразделений, а затем анализировать данные в отчетах в разрезе отделов. Но есть еще один важный момент! Microsoft Dynamics NAV дает возможность проконтролировать, чтобы пользователь не забывал указывать измерения при проведении операций. В частности, для тех финансовых счетов, которые необходимо анализировать в соответствии с управленческой политикой компании, указывается, что измерение для этого счета/счетов является обязательным. И тогда ни одна операция на данном счете не будет проведена без указания значения этого параметра. Система не позволит провести операцию и выдаст напоминание».

 

Важно подчеркнуть, что количество измерений, которые можно настроить, — неограниченно. Данные, хранящиеся в системе, дают пользователю возможность провести анализ и получить информацию, необходимую для принятия решений. Для этого в системе есть специальные функции Microsoft Dynamics NAV — «Финансовые отчеты» и «Анализ по измерениям».

 

«Финансовые отчеты» — это механизм в Microsoft Dynamics NAV, который позволяет создавать неограниченное количество шаблонов отчетов. Его удобство в том, что пользователь может сам гибко настраивать статьи отчета и источник данных для каждой статьи. Также можно установить по каким измерениям, за какой период и с какой детализацией нужна информация.

 

В отдельных столбцах и строках шаблона отчета могут выводиться не только данные исходя из заданных измерений/периодов, но и данные, рассчитанные на основании введенной пользователем формулы. Или можно указать так называемое бюджетное значение — величину показателя, запланированную в начале отчетного периода, с которой будет сравниваться его фактическое значение. Кстати, единожды составленный и сохраненный шаблон может быть использован для отчетов за любой период.

 

 

Еще один способ быстро проанализировать ситуацию — «Анализ по измерениям». Он позволяет лишь раз настроить в отдельном отчете его параметры (фильтры по плану счетов, периоду и измерениям, в разрезе которых необходимо провести анализ) и выполнить выборку автоматически или при учете каждой операции. Это удобно тем, что не нужно создавать статьи и привязывать к ним источники формирования.

 

По словам Таисии Бондарь, «Анализ по измерениям» используется для оперативного управления. «Для иллюстрации можно привести такой пример. Финансовый директор хочет проанализировать затраты по регионам. Для этой цели в системе настроено измерение «Регион», и при проведении операций в системе пользователь обязательно указывает, к какому региону она относится. Данный подход обеспечивает привязку необходимой аналитики к операциям в момент внесения данных в систему. Предположим, руководителя интересует следующее: 1) фактические затраты по регионам на данный момент и 2) детализация затрат по конкретному региону за последние полгода по месяцам. Оба ответа можно быстро получить буквально в несколько кликов. А именно — для оценки фактических затрат по регионам на данный момент указываем, что отчет должен показать статьи затрат в строках, а регионы — в столбцах, и проставляем фильтр по дате (текущая дата). В матрице появятся суммы на пересечении статей затрат и регионов.

 

Для получения детализации затрат по конкретному региону за последние полгода по месяцам указываем, что в строках должны быть показаны статьи затрат, а в столбцах — периоды, указываем фильтр по периодам — последние полгода и группировку периодов — месяц, проставляем фильтр по конкретному региону. Данные получены.

 

 

Собственно, с помощью «Анализа по измерениям» пользователь может быстро получить данные, которые ему необходимы в конкретный момент в понятной и удобной форме», — резюмирует эксперт.

 

Миссия 3 — Консолидация учетных данных и отчетности

Объединение всех данных — наиболее сложная задача, особенно если подразделения находятся в разных странах. Зачастую сложности возникают потому, что:

• учет ведется в разных валютах;

• каждая страна имеет разные правила формирования учетных данных, например, признание доходов и расходов;

• у каждой страны разные планы счетов бухучета и правила формирования отчетности;

• подразделения компании ведут учет в разных учетных системах.

 

Как же тогда оперативно получить прозрачную и актуальную консолидированную отчетность, а главное — как данная проблема решена в Microsoft Dynamics NAV?

 

Во-первых, сотрудники подразделений из разных стран получают возможность вести учет в одной программе. Это означает, что вся первичная информация будет храниться в одном месте. В Microsoft Dynamics NAV могут параллельно вести учет одновременно неограниченное количество подразделений (юридических лиц).

 

Во-вторых, Microsoft Dynamics NAV содержит алгоритм для получения, трансформации, анализа и, при необходимости, объединения учетных данных из разных систем. Поэтому если подразделения ранее пользовались другими программами — не беда.

 

Для ведения сводного учета в Microsoft Dynamics NAV в системе создается отдельное «виртуальное» подразделение — назовем его условно «Консолидирующая компания», а также в системе должны быть настроены все реальные подразделения компании — назовем их «Филиалы». При этом для каждого Филиала необходимо указать:

• Код Валюты, в которой ведется учет Филиала, и Таблица обменных курсов (для перевода учетных данных в ту валюту, в которой работает Консолидирующая компания (головной офис).

• Источник данных, который необходим в том случае, если на Филиале учет ведется одновременно в двух и более валютах. Данная характеристика позволит выбрать, в какой из валют получать данные от Филиала.

• Счета главной книги, фиксирующие, по какому счету бухгалтерского учета будут отражены курсовые разницы, полученные в результате пересчета данных от Филиала.

• Остаточный счет, на котором будут собираться те учетные данные, которые по каким-то причинам не разнеслись по другим счетам бухгалтерского учета в процессе трансформации. Разумеется, такие данные в дальнейшем должны быть обработаны бухгалтерией и разнесены уже в ручном режиме по нужным счетам.

 

 

Если у Филиалов и Консолидирующей компании планы счетов бухгалтерского учета отличаются, в системе настраивается метод пересчета данных, который будет использоваться при трансформации данных, код и курс валют и т.д. Такая настройка позволяет быстро получить консолидированную отчетность в автоматическом режиме.

 

Обмен данными между Филиалами и Консолидирующей компанией осуществляется с помощью экспорта-импорта. При этом в результате передачи данных пользователь получает как числовые данные в разрезе счетов и субсчетов, так и аналитические характеристики (измерения) таких данных. В результате можно составить отдельную отчетность по каждому Филиалу, а также получить сводную отчетность по всем или выбранным Филиалам.

 

Если же Филиалы совершают между собой хозяйственные операции, сведения о которых не важны Консолидирующей компании, Microsoft Dynamics NAV позволяет исключить эти данные при обработке информации. По завершении экспорта-импорта, для проверки качества трансформации Microsoft Dynamics NAV позволяет составить Пробный баланс.

 

Таисия Бондарь отмечает, что Microsoft Dynamics NAV — один из лучших инструментов для объединения данных разных подразделений холдинга. «При использовании Microsoft Dynamics NAV холдинговая отчетность, которую считают очень сложной, если делать ее в ручном режиме, становится рядом простых манипуляций, которые система помогает выполнить. Причем такая отчетность устраивает всех: аудиторов, акционеров и менеджеров благодаря ее прозрачности и своевременности. Также мы помогаем нашим клиентам разработать и настроить в системе методологию консолидации данных в процессе внедрения системы таким образом, чтобы в дальнейшем клиент мог получить положительное заключение аудиторов».

 

Microsoft Dynamics NAV позволяет легко и удобно составлять различные отчеты — как регламентированные законодательством, так и управленческие, включая консолидированную отчетность для группы компаний. Единственное условие — всю информацию необходимо вводить правильно и вовремя. Microsoft Dynamics NAV — это возможность быть всегда в курсе всех дел компании, даже если предприятия находятся в разных странах!