Мошенничество — это бомба замедленного действия, которая в один миг может разрушить компанию изнутри

Оксана Басманова

К сожалению, в нынешних условиях экономического спада многие люди, несмотря на всевозможные риски, готовы работать в ущерб компании-работодателя с целью личного обогащения. Факт мошенничества можно встретить в любой организации вне зависимости от объемов ее работы, сферы бизнеса, масштабности и позиции на рынке. А вот его последствия могут быть самыми разными. О том, как предотвратить мошенничество внутри компании, правильно организовать служебное расследование и сохранить репутацию предприятия на рынке нам расскажет учредитель, бизнес-тренер и консультант компании SmartConsulting Оксана Басманова

 

ФДК: Что означает понятие «мошенничество внутри компании» и почему сотрудники соглашаются работать в ущерб компании, не смотря на очевидные риски?

О. Б.: Мошенничество — действие, направленное на извлечение личной выгоды из сложившейся ситуации. Существует несколько его видов: 1) присваивание активов, 2) коррупция, 3) махинации с финансовой отчетностью, хотямахинации с финансовой отчетностью со стороны руководства компании у нас наносят ущерб скорее государству, а не самой компании.

Вообще, ключевым моментом мошенничества внутри любой организации является злоупотребление ситуацией с целью извлечения выгоды для себя лично. Действие это, естественно, является умышленным. Характеризуется оно, во-первых, наличием возможности, во-вторых,наличиеммотива/потребности,и в-третьих,наличиемшанса себя оправдать. Скажем так, из 100% сотрудников от 5% до 10% будут всегда искать вариант для получения «дополнительного дохода» на основном месте работы. Еще 5-10% никогда не воспользуются возникшей возможностью. Остальные люди — 80-90% — оппортунисты, то есть они видят шанс обогатиться и дальше действует уже их личная мотивация. О возможностях, и как их не допустить - чуть позже. Что получается? Если человеку комфортно работать на рабочем месте и у него хорошие взаимоотношения с коллегами и руководством, то он, скорее всего,не воспользуется этим шансом. Но когда у него возникает потребность, ему нужны деньги, у него сложное материальное положение, большой кредит, например, который он не может выплачивать, или кто-то из родственников попал в больницу или он проиграл немалую сумму денег, то вероятность, что он воспользуется данной ситуацией, возрастает многократно. Таким образом, мы говорим о возможности. Дальше идет мотив. И третье, что человек делает в итоге, он себя оправдывает. Например, успокаивает себя фразами: «Оно само мне шло в руки», «Грех не воспользоваться такой возможностью», «Мне это было очень необходимо, чтобы справиться с ситуацией». То есть человек сам с собой договаривается на тему, почему он это сделал. Вот три вещи, которые работают в мошенничестве. И профилактика мошенничества направлена как раз на их выявление и работу с ними, чтобы снизить вероятность того, что это произойдет.

 

ФДК: А как можно выявить факт мошенничества в различных документах?

О. Б.:Например, большие компании проводят тендерные закупки. Не сложно заметить, что в тендерах часто принимают участие связанные компании. Поройу них один и тот же учредитель, нередко зарегистрированы предприятия либо по одному адресу, либо на одной улице, разные организацииработают с одними и теми же субподрядчиками.Руководство таких компаний рассчитывает на то, что их никто проверять не будет и даже не заботится о том, чтобы как-то скрыть явную информацию.

Может быть ситуация, когда бухгалтер подписывает с поставщиком фиктивный акт выполненных работ и увольняется из компании. И в соответствии с этим документом организация перечисляет деньги на счет второй стороны. К слову, в больших компаниях есть такое понятие как «слепые подписанты». То есть руководитель может подписывать за день такое огромное количество документов, что в итоге перестает обращать внимание на то, что подписывает. Кстати, секретари, как правило, знают, кто из руководителей визирует документы не глядя, а кто интересуется той документацией, которую ему приносят на подпись. Здесь бухгалтер может войти в сговор с секретарем. Хотя в этом большой риск, но жизненные ситуации (долги, проблемы со здоровьем и т.д.) порой вынуждают людей идти и на такие шаги.

 

ФДК: Расскажите о последствиях мошеннических действий для компании помимо денежных потерь.

О. Б.:Если мошеннические действия связаны с финансовой документацией, то это может повлечь за собой проверки компании различными госорганами.Вполне вероятно, что при этом пострадает ее репутация. А она, кстати, — очень важная составляющая любого бизнеса. Например, если сотрудники компании брали взятки с поставщиков за то, чтобы компания работала именно с ними, и об этом стало известно на рынке, то есть вероятность для такой  компании потерять хороших поставщиком в будущем. Ведь те просто будут отказываться с ней работать. Из-за испорченной репутации компания может реально пострадать. Многие клиенты не захотят с ней работать. Такое, кстати, часто бывает после масштабных скандалов с привлечением СМИ. Более того, сотрудники могут отказываться работать в компании, задействованной в мошеннической схеме, особенно это актуально для TOP-менеджеров, которые заботятся помимо всего прочего и о своей личной репутации тоже. Нужно отметить, если организация неправильно отреагирует на случай мошенничества, то, не исключено, что в будущем подобных случаев станет больше.

Отдельно стоит выделить действия, связанные непосредственно с персоналом. Расскажу пример из практики. Одна компания собиралась уволить программиста. И он стал шантажировать работодателя тем, что разошлет полный список заработных плат в компании всем сотрудникам без исключения. И когда работодатель не пошел на условия подчиненного и все-таки подписал указ об увольнении, тот разослал все данные о зарплатах сотрудникам, что в итоге привело к скандалу, разногласиям в коллективе, увольнениям, выяснению отношений между сотрудниками и т.д. Компания месяц не могла нормально работать. По сути, этот человек ничего не украл, но при этом вред компании нанес.

Если, допустим, сотрудник отдела закупок выбрал поставщика, который предложил ему «вознаграждение», то в итоге им может оказаться тот поставщик, который предлагает не самую дешевую продукцию. В этой ситуации компания понесет дополнительные траты. Хотя менеджер может выбрать и самый дешевый товар, но из-за плохого качества компания не получит ту продукцию, которая нужна для работы и в результате заплатит еще больше.

 

ФДК: Высшую степень риска мошенничества имеют крупные компании или маленькие предприятия?

О. Б.:Чаще факт мошенничества возникает в небольших компаниях из-за отсутствия системы контроля. У них нет денежного ресурса, чтобы наладить процесс. Хотя то, что можно украсть в большой компании, и близко нельзя найти в маленькой. Тут речь идет о деньгах.  То есть сотрудники чаще совершают мошенничество в маленьких компаниях, но средняя сумма краж намного больше в крупных организациях. Соответственно, они несут огромный риск потери немалых денежных средств.

 

ФДК: Расскажите о признаках и методах обнаружения случаев мошенничества.

О. Б.: Очевидными признаками являются нежелание человека уходить в отпуск, переходить на другую должность, рассказывать коллегам о нюансах своей работы. Это все может быть признаком мошенничества. При этом самый главный признак — резкое изменение в поведении. Когда человек мошенничает и скрывает это, он обычно нервничает. Именно это вы и заметите.

А дальше, чтобы установить, действительно сотрудник в чем-то виноват или нет, нужно начинать собирать информацию. Это можно делать несколькими способами. Есть вариант пообщаться с самим сотрудником или коллегами, с которыми он тесно работает. При этом, знать, что происходит в коллективе — одна из обязанностей любого руководителя. Неформальное общение помогает лучше узнавать каждого конкретного человека и замечать изменения в его поведении.

Потом можно искать информацию в документах, личной переписке сотрудника. В идеале, в компаниях должна быть корпоративная почта, чтобы в спорных ситуациях при необходимости иметь к ней доступ для проведения расследования. Если компания заключила с сотрудником договор, по которому он не имеет права работать в другой организации, а также телефон и контракт на предоставление связи оформлены на компанию, то можно прослушивать и телефонные звонки сотрудника. Все эти мероприятия являются частью служебного расследования.

 

ФДК: А кто в компании должен проводить служебное расследование по факту выявления того или иного мошеннического действия?

О. Б.:По нашему законодательству компания должна назначить приказом комиссию и наделить ее соответствующими полномочиями.Она и будет проводить это служебное расследование. В больших компаниях, где есть внутренние аудиторы и служба безопасности, обычно именно эти люди и составляют костяк комиссии. Если же дело доходит до судебных разбирательств, то буква закона должна быть соблюдена однозначно. Тут уже привлекаются юристы, которые оформляют все документы, связанные с организацией служебного расследования. Ведь не так просто предъявить в суде доказательства мошенничества.

 

ФДК: Расскажите, на какие этапы можно разделить служебное расследование. К какому результату должен привести каждый из них?

О. Б.: Первый этап — подготовка и сбор информации из открытых источников. Например, кто-то из сотрудников сообщает, скажем, руководителю о том, что он подозревает своего коллегу в мошенничестве. Уполномоченный проводить служебное расследование узнает, кто этот человек по должности и какие его основные обязанности. Обращается за необходимой информацией при этом в HR-отдел, если это крупная организация или к ответственному за кадровый учет, если компания небольшая.Дальше ставятся в известность юристы, которые должны быть готовыми при необходимости собрать все документы для госорганов на случай, если мошенничество подтвердится.

Нужно изучить послужной список человека, к которому возникли вопросы. Проанализировать весь последний год его работы, а, возможно, и более долгий срок. Для этого стоит проверить документацию, являющуюся результатом работы этого сотрудника, почту, телефонные звонки.

Второй этап — беседы с сотрудниками, которые могут иметь отношение к произошедшему.

Дальше нужно проверить собранные данные на предмет достоверности. На этом этапе уполномоченный проводить расследование должен правильно интерпретировать всю собранную им информацию.

Следующая ступень — подготовка отчета о проделанной работе. 

В итоге назначенная комиссия должна принять решение о том, что делать дальше: увольнять сотрудника, лишать его премии, обращаться в правоохранительные органы или суд, отобразить эту рекомендацию в отчете и предоставить отчет руководителю компании.

К слову, служебные расследования могут быть объявленными, а могут быть по максимуму скрытыми. В первом случае есть возможность официально опрашивать всех сотрудников компании без исключения. Кстати, опросы нужно проводить в парах, а не в одиночку. При разговоре должен присутствовать третий человек — свидетель. Это необходимо для того, чтобы сотрудника, проводящего расследование нельзя было обвинить в давлении, перекручивании фактов. Чаще всего один человек ведет опрос, другой —протоколирует все сказанное.

 

ФДК: А Вы как считаете, служебное расследование должно быть по максимуму скрытым или стоит сразу предупредить о нем всех сотрудников?

О. Б.:Зачастую вначале все делается тихо, т.к. подобные события — стресс для коллектива в целом. Получается, что те сотрудники, которые вовлечены в расследование, перестают нормально работать. Главное, провести служебное расследование так, чтобы невиновные люди остались лояльными к компании. А вообще, все зависит от характера самой проблемы.

 

ФДК: Кризис в Украине каким-то образом повлиял на статистику, новизну, характер появления мошеннических схем?

О. Б.:Да, очень сильно. Естественно, негативно. Ведь доходы у людей существенно снизились. В свою очередь мало компаний отреагировало на резкое падение гривны. Практически все попали в ситуацию, когда появился мотив, о котором уже говорилось ранее. Люди стали чаще пользоваться возникающими возможностями. Мы сейчас не говорим о мошенниках, которых можно распознать еще на этапе отбора на работу, а о вполне лояльных людях, которые попадают в наши 80-90%. Ведь многоезависит от личностных обстоятельств. А на сегодняшний день у многих они такие, что люди не позволяют себе пройти мимо возможностей. Ведь когда человек не живет, а выживает, им движут инстинкты, а не разум.

 

ФДК: А чаще всего такие сотрудники действуют в одиночку или собираются в небольшие группы?

О. Б.:Вообще, если людям нужно договариваться, то вероятность того, что кто-то сделает ошибку, возрастает. Как правило, каждый надеется только на себя.

 

ФДК: Как компания может предотвратить мошенничество или существенно уменьшить возможность его появления?

О. Б.:Здесь мы будем говорить о системе внутреннего контроля (СВК), то есть о системе контроля в организации. Это — совокупность всех мероприятий, которые предпринимает компания для того, чтобы обеспечить достижение своей цели. Что означает «обеспечить достижение своей цели»? Это значит снизить риск того, что она будет не достигнута. Система внутреннего контроля как раз работает с возможностями. К ее инструментам относятся: распределение обязанностей между сотрудниками, обучение сотрудников, создание корпоративной культуры. Человек совершает мошеннические действия тогда, когда у него возникла потребность и в то же время на глаза ему попадается возможность. Что можно сделать? Убрать эти возможности. Хотя это стоит денег. Нужно нанять сотрудников-профессионалов в области контроля внутри организации, которые будут помогать руководству внедрить ряд процедур. Сколько это будет стоить, зависит от размера компании. Крупные предприятия вынуждены этим заниматься целенаправленно. У мелкого бизнеса на организацию системы контроля нет ресурсов и зачастую даже понимания того, что ее необходимо внедрить.

 Помимо возможностей стоит также работать и с персоналом. На предприятии есть HR-отдел, который занимается его подбором. И есть непосредственный руководитель каждого сотрудника, который ежедневно видит его потребности, реакцию на различные ситуации, обращает внимание на высказывания сотрудника, замечает изменения в поведении. Только руководитель может заметить резкие изменения в поведении конкретного подчиненного. Тот же HR-менеджер этого не увидит. То есть ежедневная работа руководителя кроме всего прочего состоит еще и в том, чтобы интересоваться, что происходит с человеком. Все проблемы в жизни сотрудника отражаются на его мотивации и на поведении. И в частности, будет ли он злоупотреблять той ситуацией, в которой находится.

И еще… Для того чтобы люди в компании нормально работали, они должны понимать, откуда берется то, с чем они работают, куда оно дальше идет, куда в результате попадает. К слову, если у человека перед глазами находится инструкция, по которой он четко работает, то ему не нужно что-либо узнавать самостоятельно, то есть он меньше может узнать о возможностях. Также руководство компании должно распределять обязанности. Идея в том, чтобы каждый последующий сотрудник проверял предыдущего, был двойной или тройной контроль. Вот это нужно наладить. Тогда появляется целая цепочка людей, которые могут заметить факт мошенничества. В регламенте компании должны быть четко прописаны правила по открытию, закрытию офиса и кассы, установке, а также изменению паролей на персональном компьютере, хранению и вывозу денег и т.д. Также нужно обращать внимание, когда в рабочем процессе между собой были связаны близкие родственники, друзья или муж с женой, чтобы избежать конфликта интересов.  Если, например, вместе работают супруги, то чьи интересы они будут отстаивать в первую очередь, как думаете, пары или компании?

Также для решения подобных проблем нужно вводить внутреннюю горячую линию, на которую любой сотрудник, партнер или клиент может позвонить, если он подозревает факт мошенничества. Дальше эти звонки должны аккумулироваться и идти к специалистам внутри компании, которые и будут заниматься служебными расследованиями. Внедрить это в нашей стране не так просто. В Америке и Европе законодательство обязывает компании, которые котируются на фондовых биржах, вводить этот сервис, для остальных организаций это требование носит рекомендательный характер. Поэтому большинство американских и европейских компаний обязаны внедрять эту услугу по всем своим филиалам, даже если они функционируют в других странах. А будет эта горячая линия эффективно работать или нет — уже другой вопрос. Ведь с помощью данного функционала должна собираться качественная информация. В первую очередь, люди должны понимать, что звонить на эту горячую линию нужно не со своими личными проблемами, претензиями и пожеланиями, а с реальными подозрениями на мошеннические действия. Поэтому для начала руководству компании нужно до всех донести информацию, зачем нужен данный сервис и объяснить, что компания прилагает усилия, чтобы обезопасить себя, своих сотрудников, акционеров, поставщиков, клиентов. Эта коммуникативная часть должна быть правильно проведена. Ведь все равно вначале найдутся люди, которые будут звонить на горячую линию не по существу.На этом этапе нужно продемонстрировать всем, что компания адекватно реагирует на подобные звонки, нецелевые обращения откладывает в сторону и рассматривает только серьезные вопросы, разбирается с реальными проблемами. Например, увольняет тех, кто провинился, расстается с поставщиками, клиентами, которые работают нечестно. И когда люди увидят, что этот сервис работает правильно, тогда они действительно начнут понимать значение такой службы. Правда, на это может уйти несколько лет.

Кстати, как правило, мошеннические действия замечают случайно. Если говорить о крупных организациях, то о фактах мошенничества чаще сообщают сотрудники низшего звена. Именно поэтому многие компании делают ставки на горячие линии. Также мошеннические действия нередко выявляют непосредственные руководители разных сотрудников.

 

ФДК: В компаниях, где есть служба безопасности, меньше происходит мошеннических действий?

О. Б.:Смотря, чем эта служба непосредственно занимается в каждой конкретной компании. А вообще скажем так, систему внутреннего контроля должна отстраивать не служба безопасности и не служба внутреннего аудита. Организацией СВК занимается менеджмент компании — Совет директоров, а также каждый руководитель. Совет Директоров задает направления, а руководитель на своем рабочем месте занимается распределением обязанностей, договаривается с другими руководителями, каким образом будет протекать бизнес-процесс. Обычно ведь в нем задействовано несколько отделов. Работа службы аудита или безопасности — советоватьTOP-менеджменту, как и что сделать лучше, то есть они выполняют консультативную функцию.Служба безопасности помогает, например, HR-менеджерам выявлять реальных  мошенников на этапе отбора персонала. 

 

ФДК: А вообще в Украине понимают важность системы внутреннего контроля?

О. Б.: Многие говорят о том, как себя защитить, но мало что делают в этом направлении. Вернее, в действиях компанийзачастую нет системного подхода.В некоторых из них активно работает служба безопасности, и руководство таких предприятий считает, что этого вполне достаточно.А внебольших частных компаниях вообще тяжело внедрить системный подход потому, что все зависит от собственника. Если он выстраивает отношения по модели «царь-слуги», то ни о какой логичной структуре и речи быть не может. Представьте, если при этом компания будет расти, а владелец так и будет продолжать все завязывать на себе.  Если же руководитель налаживает партнерские отношения с коллегами, тогда все возможно. Вообще, корпоративная культура, благоприятная для работы атмосфера в компании — немаловажная составляющая любого бизнеса. От нее также зависит, будут сотрудники искать возможность для совершения мошенничества или нет. То есть, если компания честная, следует законам и в ней налажены здоровые рабочие отношения в коллективе, вероятностьсовершения мошеннических действий в такой компании падает. В восприятии сотрудника он работает на своего руководителя. И здесь речь идет о личностной лояльности. Да, он работает на компанию, но для него олицетворение компании — это его непосредственный руководитель. И тот в свою очередь должен выстроить такие отношения с подчиненными, чтобы им не хотелось воровать.

 

Интервью подготовила

Ольга Шелест