Microsoft Dynamics ERP: эффективное управление бизнес-процессами

Дмитрий Попинако и Таисия Бондарь

Выпуск № 2 (Февраль, 2017)   |   Интервью

Внедрение на предприятии ERP-системы (Enterprise Resource Planning system) — шаг для бизнеса ответственный и требующий системного подхода. Доверить такой проект можно только компании с опытом реализации подобных решений, специалисты которой до мелочей проанализируют существующие бизнес-процессы и найдут оптимальный способ реализации их в системе. Иначе есть риск израсходовать бюджет и получить систему, которая не отвечает потребностям компании.

Дмитрий Попинако, управляющий партнер Innoware

А вот корректная имплементация ERP открывает перед бизнесом много возможностей в виде более эффективного управления ресурсами, быстрого получения актуальной информации о любом аспекте деятельности компании. Это помогает топ-менеджменту принимать более взвешенные управленческие решения, что способствует повышению эффективности и конкурентоспособности.

Одними из самых популярных в мире ERP-систем по количеству пользователей являются продукты Microsoft Dynamics, который в Украине представляет и внедряет компания Innoware. О преимуществах системы и ее возможностях мы сегодня поговорим с управляющим партнером Innoware Дмитрием Попинако и партнером компании Таисией Бондарь.

Таисия Бондарь,
партнер компании
 
 

 

ФДК. Финансовый директор компании: Дмитрий, Ваша компания специализируется на внедрении ERP-систем Microsoft Dynamics. Расскажите, пожалуйста, об их предназначении.

Дмитрий Попинако: Изначально продукт был разработан исключительно для ведения бухгалтерского учета. Уже впоследствии в него начали добавлять процессы закупок, продаж, управления запасами и т.д. Со временем получилась полноценная ERP-система. Сейчас семейство продуктов Microsoft Dynamics имеет все основные функциональные возможности, которые требуются предприятиям, во всем мире, включая Украину. Это функциональный и очень эффективный инструмент для получения информации о деятельности компании и средство, с помощью которого менеджмент может добиться роста эффективности бизнес-процессов и сокращения расходов на предприятии. Путем правильного внедрения ERP-системы и ее адаптации под требования конкретной компании можно сэкономить значительные средства и оптимизировать свою деятельность.

 

ФДК: Предлагаемые Вашей компанией системы позволяют вести финансовый учет и по международным стандартам. Зачем такая отчетность украинским компаниям и что она дает?

Д.П.: Сегодня, во времена глобализации, когда экономические условия не определяются границами страны, многие украинские компании работают с иностранными контрагентами. Но сложившиеся в Украине практики ведения бухгалтерского учета, которые отличаются от стандартов учета в других странах, являются недостаточно информативными для принятия управленческих решений. Ведь украинские стандарты в данный период находятся на стадии перехода от устаревшей модели, используемой еще в советские времена, к современным практикам. Поэтому компании все больше прибегают к стандартам МСФО для ведения управленческого учета и составления отчетности. Отчетность по международным стандартам позволяет украинским компаниям привлечь финансирование, разместить ценные бумаги, пройти международный аудит, установить партнерские отношения, сравнить свои результаты с результатами деятельности компаний, которые работают на других рынках (в форматах МСФО).

 

Фактически украинским компаниям сейчас приходится вести одновременно три учета: 1) налоговый 2) бухгалтерский и 3) управленческий по международным стандартам. Последний зачастую бывает наиболее сложным и трудоемким, особенно если у компании разветвленная структура. Microsoft Dynamics дает компании возможность ведения различных видов учета для неограниченного количества филиалов и подразделений и составлять консолидированную отчетность. Наши специалисты могут настроить систему таким образом, чтобы входящие данные могли быть интерпретированы в соответствии с различными стандартами учета. При этом вводить информацию нужно лишь раз, что позволяет сэкономить время, а также минимизировать вероятность ошибок.

 

ФДК: Какие возможности появляются у финансового директора при использовании ERP-систем Microsoft Dynamics?

Таисия Бондарь: В первую очередь хочется отметить, что в результате внедрения ERP финансовый директор получает быстрый доступ к актуальной и точной информации с той детализацией, которая была определена на этапе внедрения, следовательно, можно сформировать любой отчет — стандартный или исходя из конкретной ситуации. Есть возможность оперативно проанализировать любые наборы статей и других параметров (регион, подразделение и т.д.), создавать отчеты по фактическим и плановым данным. В какой-либо момент можно посмотреть, откуда появляются те или иные суммы в отчетах, и отследить их, доходя до первичных операций.

 

В системе также есть понятие «аудиторского следа», который позволяет выявить факты мошенничества на предприятии и предупредить их. Как это работает? К примеру, система фиксирует, кто и каким образом вносил изменения в данные, бесследно удалить операции в системе невозможно. Для финансового директора сложно переоценить возможность быть уверенным в надежности информации, которая появляется в отчетах. В то же время и инвесторы, и аудиторы склонны больше доверять данным, полученным из ERP.  А значит, отчитаться перед инвесторами и пройти аудиторскую проверку будет проще.

 

Также многие украинские компании сталкиваются с тем, что не могут правильно рассчитать себестоимость продукции или предоставляемых услуг. А ведь зная структуру себестоимости, предприятия имеют конкурентное преимущество — понимание, за счет чего возможно ее уменьшение. Используя ERP можно фиксировать данные о затратах в момент и в местах их возникновения, и как результат иметь возможность рассчитать себестоимость на разных этапах создания продукции или предоставления услуги, и четко понимать ее структуру.

 

ФДК: Таисия, в Украине часто происходят изменения в Налоговом кодексе, законодательстве, касающемся финансовой отчетности. Как они отражаются в Microsoft Dynamics?

Т.Б.: Мы занимаемся разработкой и поддержкой локализации программ Microsoft Dynamics. Локализация — это определенные специальные функции в системе, которые дают возможность вести бухгалтерский и налоговый учет согласно украинским стандартам и получать регламентированную отчетность. Конечно же, мы оперативно отслеживаем изменения законодательства, которые влекут за собой изменения в учете, создаем соответствующее обновление для системы и передаем его нашим клиентам, которые заключили с нами договор на обслуживание.

 

ФДК: Дмитрий, в нашей стране получила распространение другая система, которая практически сразу ассоциируется с бухгалтерской отчетностью. В чем отличие Вашего продукта и может ли он полностью заменить эту более распространенную систему?

Д.П.: Распространенная система является в первую очередь продуктом для бухгалтерского учета. У ERP-систем другое предназначение — собирать данные в местах их возникновения и обрабатывать их таким образом, чтобы поддерживать все бизнес-процессы предприятия. Результатом внедрения Microsoft Dynamics является не только построение бухгалтерской и налоговой отчетности, но и в целом управление ресурсами компании — финансами, производством, цепочками поставок, отношениями с клиентами и т.д. То есть если компания ведет весь учет в ERP-системе, то нет необходимости использовать дополнительные продукты для бухгалтерского учета. Хочется еще отметить, что по сравнению с другими системами Microsoft Dynamics имеет более широкие функциональные и технологические возможности, а также дает доступ к лучшим международным практикам организации бизнес-процессов. Поэтому компании, которые пользуются этими продуктами, имеют возможность построить более эффективную бизнес-модель, реализовывать сложные проекты, более точно оценивать необходимость инвестиций и т.д.

 

ФДК: Расскажите о других модулях Microsoft Dynamics ERP. В чем их особенности?

Д.П.: В системе есть модули управления производством, логистикой и складом, отношениями с клиентами, персоналом и др. Все они тесно связаны между собой. Мы доработали модули для бухгалтерского учета, а также расчета заработной платы для Украины. Microsoft Dynamics, помимо широкой функциональности, очень гибкая система — ее можно настроить или доработать для реализации специфических требований заказчика. В мире существует много специализированных модулей на базе Microsoft Dynamics для разных отраслей, что позволяет клиентам сэкономить на разработке такого решения «с нуля» и избежать затрат, связанных с приобретением и интеграцией других систем.

 

ФДК: ERP-системы устанавливаются только на оборудование заказчика или возможно облачное решение?

Д.П.: ERP-систему можно инсталлировать как на оборудование (сервера) заказчика, так и воспользоваться «облачным» сервисом. Сейчас Microsoft делает большие инвестиции в развитие облачных технологий и переносит свои «наземные» продукты в «облака». Корпорация намерена показать клиентам, что использование «облачных» решений имеет ряд преимуществ. В том числе — простота доступа и защищенность данных. И можно сказать, что процесс по переходу в «облака» успешно продолжается.

 

ФДК: Кстати, о защите информации, используемой в ERP-системе, которая подпадает под понятие коммерческой и банковской тайны…

Д.П.: Стоит заметить, что в Украине даже сервера, установленные в офисе предприятия, нельзя назвать на 100% защищенными. Мы не раз слышали о сомнительных проверках бизнеса и выносе оборудования, рейдерских захватах предприятий со всеми данными, хранящимися на электронных носителях. Поэтому в наших реалиях даже выгоднее пользоваться облачными решениями, чтобы вынести данные за пределы страны, поскольку там они будут в большей безопасности. Хотя лично я очень хочу верить, что упомянутые спонтанные проверки и изъятия серверов ушли в прошлое. Но если компания нарушает законодательство, у контролирующих органов, безусловно, будут все основания получить данные как с физического сервера, находящегося в офисе, так и с «облачного» центра обработки данных. Поставщики облачных решений предлагают контракты, в которых указано, что доступ к данным никто из посторонних не получит, кроме как по прописанной в законодательстве процедуре.

 

ФДК: Позволяет ли программа настраивать персональный доступ?

Д.П.: Да, это базовая функциональность программы. Международные ERP-системы обладают такими функциональными возможностями, как определение ролей. А для них уже назначаются права, определяются данные, к которым имеются доступ и другие полномочия по работе с системой.

 

ФДК: Как происходит процедура внедрения ERP-системы? Насколько это длительный процесс?

Д.П.: Внедрение ERP-системы — это достаточно сложный проект, в ходе которого нужно учитывать значительное количество рисков и прочих переменных.

Мы разработали собственную методологию для внедрения ERP-системы, которая базируется на продукте PMI (Project Management Institute). Именно она позволяет нам эффективно управлять проектом внедрения в том числе для крупных компаний как в Украине, так и за рубежом. В начале каждого нашего проекта создается проектная команда из представителей клиента и наших специалистов, в которой каждый отвечает за определенный набор функций системы. На первом этапе осуществляется анализ бизнес-процессов, в результате чего получаем требования клиента к функциональности системы. На основании этих требований делаются настройки, иногда — разработка дополнительных функций системы, если необходимо реализовать специфические требования. Далее происходят тестирование и запуск: перенос информации со старых систем, формируются начальные сальдо, осуществляется поддержка конечных пользователей, когда они начинают работать в системе. Длительность проекта зависит от объема работ, который нужно выполнить для внедрения системы.

 

Т.Б.: Добавлю, одним из результатов внедрения ERP-системы является пересмотр бизнес-процессов в компании и их оптимизация.

 

ФДК: Нередко приходилось слышать о сложностях с внедрением ERP-систем на украинских предприятиях. Как Вы можете прокомментировать данную ситуацию и с чем она связана?

 

Д.П.: Когда мы встречаемся с потенциальным заказчиком, нам неизвестно о его требованиях к системе в деталях. А дело именно в них. Определяя объем работ, а значит — стоимость и длительность проекта, мы полагаемся и на требования заказчика, и на свой опыт: сопоставляем с похожими реализованными проектами, делаем допущения. На этапе согласования плана и бюджета проекта компания-клиент должна понимать, что оценить объем работ с абсолютной точностью невозможно. Ведь область неизвестности в начале проекта очень большая, уменьшается она только в процессе работы над ним. В то же время некоторые компании допускают возможность делать проекты по внедрению ERP-систем за фиксированную стоимость, при том что точный объем работы может быть неизвестен. Заказчик в таком случае чувствует себя в безопасности, но поставщик услуг, после изучения всех требований, открывает новые задачи, которые вначале не были понятны. Отсюда и возникают сложности, поскольку появление новых задач неизбежно приводят к изменению объема, а значит — и стоимости/длительности выполняемых работ.

 

ФДК: Сопровождаете ли Вы установку Microsoft Dynamics ERP обучением персонала, насколько это длительный процесс?

Д.П.: Конечно, сопровождаем. Мы исповедуем подход «Train The Trainers». В ходе  внедрения на стороне клиента появляются те лица, которые вовлечены в проект, и к его окончанию понимают, как устроена система, как вести учет для их направления. Им мы передаем документацию, с помощью которой они обучают своих коллег. По желанию заказчика мы проводим тренинги для персонала, например, если нужно одновременно обучить работе в системе большое количество пользователей. Тогда наши специалисты проводят отдельный курс обучения.

 

ФДК: Для кого Вы уже реализовали проекты в Украине?

Д.П.: Среди наших клиентов Житомирский маслозавод «Рудь», производитель электроинструментов Metabo, дистрибьютор Zepter International Ukraine, кабельный завод «Интеркабель», сеть заправок «ОККО», завод «Запорожтрансформатор», Международные Украинские Авиалинии, Ciklum. Есть также ряд зарубежных компаний, с которыми мы сотрудничаем.

 

ФДК: Не можем не задать вопрос, который заинтересует всех читателей: как формируется стоимость проекта внедрения ERP-систем Microsoft Dynamics?

Д.П.: Цена складывается, исходя из объема работ и стоимости лицензий либо подписки Microsoft Dynamics — сколько бизнес-процессов необходимо настроить в данном конкретном случае и какое количество пользователей будет работать в системе.

 

Беседовала
Мария Пенделеева