Как все успеть: планирование для финансового директора

Финансовый директор — это тот человек, который как никто другой должен уметь эффективно планировать не только свою деятельность, но и работу своей команды. Рассмотрим основные правила и рекомендации, которые действительно помогут повысить вашу эффективность и развить навык управления своим временем

ВЫПУСК №8 (АВГУСТ, 2018)

 

Все успеть нельзя. И это плохая новость. Потому что время растянуть невозможно, у нас с вами его ограниченное количество — 24 часа в сутки. Не больше и не меньше. Но есть и хорошая новость! Все делать и не нужно, нужно успеть сделать только то, что надо. И вам придется научиться успевать сделать то, что надо именно сегодня. Дело в том, что по принципу Парето, всего лишь 20 % ваших задач в течение дня обеспечивают 80 % результата, а оставшиеся 80 % задач ведут лишь к 20 % результата. Как ни печально, но подавляющее большинство людей львиную долю своего времени в течение дня используют впустую. И если рядовому сотруднику это еще можно простить, то для руководителя такая «роскошь» недопустима.

 

Рассмотрим несколько правил планирования дня, выполнение которых поможет делать то, что нужно для создания результата, и вечером чувствовать себя удовлетворенным и счастливым, а не изможденным и несчастным.

 

Правило 1

Для того чтобы выбрать важное, а не горящее, выбирать нужно до того, как вы попали на работу. Иначе вы просто быстро перейдете в режим «спасатель» вместо того, чтобы последовательно выполнять то, что приведет к реализации поставленных целей.

Список задач на день следует составлять дома, причем желательно сразу же, как проснулись.

 

Тут же возникает вопрос: как это сделать, ведь надо видеть все задачи и связи между ними? Да, и задачи нужно видеть, и связи между ними, неплохо бы еще и расписание на месяц вперед. Поэтому решения два: или пользоваться правильным бумажным планировщиком и носить его с собой, или начинать свой день с компьютера, чтобы все посмотреть и согласовать онлайн.

 

Можно ли планировать день с вечера? Лучше этого избегать, ваш разум слишком взбудоражен прошедшим днем, поэтому нужно подвести вечером итоги, выписать список задач на завтра, чтобы «выгрузить» голову, но план необходимо создавать именно с утра.

 

Правило 2

Когда вы составляете список задач на день, не пытайтесь их сразу сортировать — сделаете это позже. Для начала вам нужно просто все выписать, чтобы увидеть объем. Просмотрите несколько прошедших дней (вот зачем вам нужны записи), загляните в план на месяц и просто запишите на сегодня все, что вам покажется важным сделать. Обязательно отметьте встречи с людьми, с которыми вы уже договорились на конкретное время. Совещания, переговоры, встречи с клиентами, координации с генеральным директором или инвесторами. Такие задачи называются жесткими.

 

Внесите в список ваши рутинные дела, то, что вы делаете на регулярной основе без напоминания. Обычно про эти дела не думают, но они ведь все равно занимают время!

 

Недавно я работала с одним руководителем, которая в начале недели похвасталась мне, что составила полный план на неделю и теперь все выполняет по плану, а в конце недели выглядела очень несчастной и расстроенной. Из моих расспросов я поняла, что она не выполнила часть плана и из-за этого плохо себя чувствует. Она даже сказала: «Знаете, я думаю, что планирование — это не мое…» А я просто посмотрела на ее план и увидела, что в нем нет ни работы с почтой, ни регулярных совещаний/координаций с подчиненными, ни работы с документами. Я спросила: «Разве вы не работаете с почтой?». «Работаю, — ответила она, — каждый день работаю». Тогда я попросила ее подсчитать, сколько времени у нее в неделю занимают такие рутинные задачи — и оказалось, что именно столько ей и не хватило для выполнения плана. Потому выписывайте и те задачи, которые ко времени не привязаны, но их также нужно сделать сегодня. Такие задачи называются плавающими.

 

Таким образом, должны быть внесены все задачи. Потому что затем вам нужно выполнить следующее правило.

 

Правило 3

Оцените все задачи по времени: сколько времени на каждую из них нужно или сколько вы готовы этой задаче посвятить. А потом подсчитайте общую сумму. Сразу отмечу, что если вы составляете себе план на весь день, то есть на сутки, то сумма всех задач, вместе со сном, едой и прочим, должна составлять не более 20 часов — ведь надо обязательно оставить время на форс-мажор.

 

А если же вы составляете только рабочее расписание, то по правилам, сумма времени не должна превышать 6,5 часов при 8-часовом дне, а если вы работаете 10 часов — то сумма должна получиться не больше 8 часов, а если вы работаете 12 часов — сумма не должна превышать 10 часов и т. д. Больше 12 часов в день работать сложно, просто не впишетесь, если конечно вы не работаете в Google и у вас не стоят холодильники и кровати в рабочих помещениях, и вам не надо тратить время на дорогу домой и еду.

 

Согласно исследованиям, человек, который работает 8 часов в сутки, результата производит больше, чем человек, который работает 9 часов в сутки. Потому что для высокой продуктивности нашему телу регулярно нужно восстанавливаться и отдыхать. Иначе производительность падает, концентрация, память и внимание снижаются — как следствие появляются ошибки, которые нужно устранять, а на это также нужно время. Так создается порочный круг, когда ты сильно занят, а эффективности — ноль.

 

Приобрести полную статью