Как наладить бизнес-процесс «Закупки» на производственном предприятии?

ВЫПУСК №9 (СЕНТЯБРЬ, 2017)

В ежедневной гонке за увеличением прибыли предприятия, удержанием доли рынка или ее расширением зачастую компания фокусирует все свое внимание на продажах, планировании или поддержании производства, забывая о таком важном бизнес-процессе, как закупки

 

Мария Перевозник,

Как наладить бизнес-процесс «Закупки» на производственном предприятии?аналитик консолидированной информации департамента консалтинга Kreston GCG

Зачастую работники отдела закупок, не закончив выполнять одно задание, начинают другое, абсолютно не понимая, что процесс, собственниками которого они являются,— контролируем.

 

В свою очередь, директор предприятия негодует из-за:

• срывов сроков поставки сырья и прочих товарно-материальных ценностей (далее — ТМЦ);

• несоблюдения сроков привлечения сторонних организаций для выполнения работ и услуг;

роста складских запасов;

• повышения закупочных цен сырья и материалов.

 

При таких обстоятельствах самое время директору предприятия задуматься о принятии мер по выявлению причин сбоев в функционировании системы закупок, поскольку они являются индикаторами возникновения более существенных проблем, таких как:

• вынужденные изменения производственного плана и его недовыполнение из-за несвоевременной поставки сырья или упаковки;

• смещение сроков проведения текущих и капитальных ремонтов, вынужденное продление сроков строительства из-за несвоевременной поставки необходимых материалов или привлечения подрядчика на выполнение работ;

• приостановление процессов производства из-за недопоставки сырья, упаковочных материалов или прочих ТМЦ;

• повышение себестоимости конечного продукта;

• заморозка оборотных средств на складах предприятия в неоправданных объемах.

 

При попытке разобраться в причинах таких тенденций, директор, скорее всего, столкнется с перекрестным обвинением руководителей разных направлений. Руководитель отдела снабжения будет пенять на постоянно меняющийся план продаж и некачественное и несвоевременное предоставление заявок на закупку материалов для выполнения текущих и капитальных ремонтов. В свою очередь, руководитель отдела производства может обвинять отдел продаж за нестабильность планов ну и, конечно же, отдел снабжения — за медлительность выполнения поставок. При этом отдел продаж будет недоволен недостаточной гибкостью производства и тем, что невозможно оперативно обеспечить (за один день) производство всех необходимых материалов для проданной сверх плана партии товаров. Мы еще не затронули финансовый отдел, который попросту недоволен тем, что за все необходимо платить. И вот так на предприятии формируется принцип «лебедь-щука-рак». У каждого отдела свои цели и задачи, и все они по-своему правы в своих негодованиях. И как же директору во всем разобраться?

 

Случается так, что директор в поисках поддержки и содействия для выхода из сложившейся ситуации выбирает себе фаворита из руководителей подчиненных ему отделов, и автоматически данный отдел становится более «сильным», а его слово — более веским. Вместе с тем все реформы и изменения проходят через призму целей «избранного» руководителя, а это приводит к тому, что все остальные отделы начинают работать на достижение целей «сильного» отдела.

 

Каковы последствия избирательного реформирования?

Пример 1. На одном из предприятий «теплое место под солнцем» занял финансовый директор. Как только сила его слова укрепилась, он решил привлечь все предприятие на достижение целей своего отдела. Были созданы формы для десятков отчетов, издана масса распоряжений, обязывающих сотрудников представлять необходимые документы. Значительное количество рабочего времени многих работников предприятия стало занимать составление всевозможных планов и фактов. По причине того, что не были изданы никакие инструкции, регламентирующие правила и допущения для составления таких отчетов, нововведения не принесли желаемых результатов для финансового директора. Коллеги, конечно же, составляли и представляли все необходимое, но поскольку они не являлись экспертами в вопросах планирования, все эти документы были составлены некачественно. В итоге — вместо желаемого улучшения финансового положения предприятия был нанесен вред компании из-за нерационального использования рабочего времени сотрудников.

 

Больше примеров в полной версии статьи →