Эффективное планирование рабочего дня

 

Выпуск № 6 (Июнь, 2016)


«Тайм-менеджмент не для меня», «Планировать — это скучно», «Зачем все планировать, если я и так все помню» — такие фразы нередко звучат от людей, которые еще не вкусили все прелести планирования. И в то же время у большинства руководителей, в особенности тех, которые занимаются отчетностью, финансами, налогами, катастрофически не хватает времени на выполнение всех поставленных задач. Хотя любая «просрочка», с точки зрения финансового законодательства, грозит штрафными санкциями, сорванными контрактами

 

 

Оксана Долгова,

сертифицированный бизнес-тренер компании BogushTime

В рамках этой статьи поговорим о том, как эффективно спланировать рабочее время, чтобы успевать решать рабочие вопросы и не трудится по 18 часов. Но, если вы хотите, чтобы рабочий день не проходил в бесконечном топтании на месте, а был очередным шагом к высоким результатам, осуществлению мечт и достижению целей, то начинать планирование нужно с постановки этих самых целей. Ведь планирование рабочего дня — это последний этап эффективного планирования.

Мы регулярно проводим опросы среди сотрудников разного уровня и владельцев бизнеса, насколько лет в будущее они планируют, считают ли вообще необходимым создавать задачи наперед. И ответы бывают очень разные, что, в принципе, неудивительно. Ведь каждый из нас уникален. Кто-то говорит, что планирует и при этом указывает, что он держит все планы в голове. Кто-то вообще не видит в этом необходимости, потому что ежедневно все меняется, а кто-то не представляет жизни без записанных задач и целей.

 

Но дело в том, что, пока вы не поймете, чего хотите и куда желаете прийти, вы будете каждый день просто справляться с ситуацией, реагировать на то, что происходит здесь и сейчас. А в итоге — ни результатов, ни времени, чтобы успеть хотя бы самое важное.

Следовательно, планирование в рамках технологии ПриЦельного тайм-менеджмента BogushTime начинается со списка желаний, идей и мечт, в котором указывается не менее 41 пункта. Так вы сможете понять, что вам на самом деле нужно, чем вы хотите заниматься и что в итоге получить.

Далее данный список нужно развернуть в матрицу долгосрочного планирования лет на 10. Используйте для этого таблицу, где по горизонтали указываются годы, а по вертикали — основные направления вашей жизни (учеба, работа, семья и дом, отдых и путешествия и т.п.). Так вы увидите, что на самом деле происходит в вашей жизни, что вы упустили, на что стоит обратить внимание и проработать более детально.

 

Затем вы продолжаете разворачивать ваши действия от будущего к настоящему. И планируете год по тому же принципу, что и 10 лет. Но здесь по горизонтали таблицы указываются уже месяцы, а еще планирование 1 года позволяет увидеть, как вы можете достичь своих целей и осуществить желания. После этого из плана года вы «вынимаете» задачи на ближайший месяц, чтобы спланировать конкретные результаты, которые станут ступеньками к вашим достижениям. И наконец — планируете свои ежедневные шаги, которые в итоге и приведут вас к вашим целям.

Такое планирование нужно проводить раз в год и иногда корректировать в процессе. Тогда планирование дня сделает вас по-настоящему эффективным, поскольку вы точно будете знать, что должно будет войти в список задач на день. И теперь, когда вы это знаете, речь пойдет о ежедневном планировании.

 

Эффективное распределение времени рабочего дня

Рабочее время не резиновое — и вот доказательства. С точки зрения владельца или руководителя, рабочий день должен быть распределен на несколько условных частей. Существует три основных типа задач, а именно:

1. Стратегические задачи. Речь идет о разработке стратегии, обучении персонала, кадровых изменениях, планировании и пр. Эти задачи должны занимать около 20% времени. В свою очередь, они важные и несрочные. Стоит сразу прояснить касательно слова «срочный». Срочный в данном контексте — запланированный, имеющий срок, то есть не немедленный.

2. Задачи ежедневные — рутинные. Это непосредственно производство. Такие задачи также важные и срочные. Их достаточно много, и для достижения целей компании все эти задачи необходимо выполнять, а если не выполнил, то с этим все равно необходимо работать (далее — об этом подробнее). Для подобных задач должно быть выделено наибольшее количество рабочего времени — 60%.

3. Форс-мажоры. Это отдельный важный блок, и именно на них должны быть запланированы оставшиеся 20% времени. Дело в том, что форс-мажоры в нашей жизни были, есть и будут, и вы уже сейчас можете сказать, какие «непредвиденные» ситуации могут случиться с вами в течение дня. Они требуют времени, поэтому вместо того, чтобы полагаться на «авось», запланируйте на них время.

 

Читать полностью…