Дебиторская задолженность в бизнесе — это нормальное явление, а вот просроченная дебиторская задолженность — проблема, которую нужно решать

Ирина Леуш

Не секрет, что в нынешнее время многие предприятия Украины ведут бизнес в условиях острого недостатка оборотных средств. Поэтому в результате взаимоотношений между компаниями зачастую возникает дебиторская задолженность. И ее своевременный возврат — залог успешной работы и дальнейшего процветания каждого участника рыночных отношений.

Как же грамотно управлять дебиторской задолженностью? Что нужно знать о методах влияния на должников? Как вести переговоры? На эти и многие другие вопросы нам ответит независимый эксперт по работе с дебиторской задолженностью, бизнес-тренер Ирина Леуш

 

ФДК: Ирина, по Вашему мнению, почему возникают долги в бизнесе и существуют ли на украинском рынке компании, которые их все-таки избегают?

И. Л.: В зависимости от того, какую продукцию компании предлагают на рынке Украины и с кем они работают, должниками могут быть как физические, так и юридические лица. Основные причины возникновения долгов заключаются в том, что на этапе подписания контрактов компании зачастую не оценивают своих рисков, не рассматривают реальных возможностей и репутации контрагентов.

Вообще, любая организация имеет дебиторскую задолженность. Без нее сложно обойтись. Вопрос только в соотношении. Если компания имеет допустимую норму дебиторской задолженности, то проблем не возникает, т.к. она перекрывается поступлениями от новых контрагентов. В результате — предприятие все равно выходит на ожидаемый доход.

А вот негативно влияет на бизнес проблемная дебиторская задолженность. Ее меньше всего у монополистов на рынке Украины, поскольку они в основном работают по 100%-й предоплате. Особенно если речь идет о новых клиентах. К слову, крупные организации, как правило, имеют более квалифицированный персонал, который тщательно проверяет всех потенциальных партнеров. Плюс ко всему — у них есть возможность содержать свою службу безопасности и юридический отдел, которые еще на этапе анализа отказывают в дальнейшей работе неблагополучным контрагентам. К сожалению, в небольших компаниях очень часто отсутствуют хорошие специалисты. Поэтому о контрагентах зачастую собирается минимум информации, что в будущем может привести к невозврату задолженности. А еще не всегда оцениваются репутация компании, ее позиция на рынке, выполнение обязательств по подписанным контрактам.

К тому же просроченная дебиторская задолженность нередко возникает из-за фактов мошенничества. Существуют группы компаний, группы людей, которые намеренно идут на создание этой задолженности у другой компании, чтобы завладеть ее имуществом.

Бывает и такое, что учредители компании, имея задолженность, приводят к банкротству одно юридическое лицо, а потом открывают новое и продолжают работать дальше. Для предприятия, которое работало с такой компанией, существует большой риск невозврата задолженности при ее наличии.

На сегодняшний день подобных примеров множество. Случается, что компании юридически действуют, они не ликвидированы, но собственники их бросают, предварительно собрав деньги и выехав за пределы Украины. Кстати, таких неплательщиков можно найти, и вернуть свои деньги. Но в данном случае необходимо учитывать, стоят ли затраты на поиски и проведение определенных работ тех денег, которые нужно вернуть. Если они превышают сумму просроченной дебиторской задолженности, то смысла в таких действиях нет.

 

ФДК: Какие меры предотвращения долгов?

И. Л.: Как уже говорилось, в компании должна активно работать служба безопасности, которая может проверить репутацию потенциального клиента. Также должны быть грамотные юристы в части составления контрактов. Ведь порой в документах допускаются ошибки (например, прописываются неправильные условия, не указываются рычаги управления задолженности). Допустим, не указывается размер штрафов, неустоек, пени. Вообще, важно, чтобы все рычаги были четко прописаны. Тогда ими можно пользоваться на этапе возврата дебиторской задолженности.

Перед тем, как наступает срок оплаты, стоит за определенный период времени (неделя-две) позвонить клиенту и напомнить о платеже. Ведь, судя из практики, люди иногда забывают, что нужно внести оплату за полученный товар или по предоставленным услугам. Желательно, чтобы эти звонки делали менеджеры компании, которые подписали договор с клиентом.

Также стоит четко понимать — задолженность вернется в указанные сроки, позже или не вернется вообще. Если возникает риск невозврата, нужно мгновенно привлекать службу безопасности и юристов. При раннем реагировании на ситуацию вернуть долг намного легче, нежели при затягивании этого процесса. Ведь зачастую директора или собственники компаний пользуются следующим: переводят активы на другое юридическое лицо, на которое влиять уже невозможно, и на счетах компании ничего не остается. Даже если идти на дополнительные траты, чтобы в итоге получить решение суда, шанса вернуть деньги может и не быть. Государственная исполнительная служба Украины всего лишь даст ответ, что она проверила компанию и подтверждает, что у той нет имущества и денег на счетах.

Вообще, долги бывают как 1) преднамеренными, так и 2) непреднамеренными. К первым относится мошенничество. Например, бывает, что мошеннические организации входят в сговор с менеджером компании-поставщика, который получает за это определенное вознаграждение. Осуществляется отгрузка товара, а расчет отсутствует. Как распознать потенциального неплательщика? Как отмечалось ранее, качественную проверку должна провести служба безопасности, не стоит забывать о раннем реагировании со стороны менеджера, который привлекает компанию. Хотя на него не стоит перекладывать большой объем работы, иначе он перестанет хорошо продавать товары или услуги. Вследствие этого компания потеряет прибыль. Лучше в организациях, у которых есть возможность, оплачивать хороших квалифицированных специалистов, создавать отделы, которые бы занимались непосредственно контролем выполнения обязательств в определенные сроки указанных сумм по условиям контракта.

 

ФДК: Расскажите, пожалуйста, как распознать потенциального неплательщика?

И. Л.: Если раньше это было проблемой, то на сегодняшний день все по-другому. Почему? Для дополнительной проверки есть ряд интернет-ресурсов, тех же социальных сетей. Что можно сделать с их помощью? По наименованию компании можно изучить ее деятельность, репутацию, деловые связи. Также можно связаться с партнерами по бизнесу этой компании и узнать, как она выполняет обязательства, какие существуют проблемы на сегодняшний день, были ли проблемы в прошлом. Уже на этапе проверки становится понятно, стоит данную компанию рассматривать как потенциального клиента или нет. В крупных корпорациях вообще работают аналитики, которые могут проверить рынок, позицию конкретного предприятия на рынке, репутацию, возможности, активности и т.д.

 

ФДК: А если компания новая, как можно ее перепроверить?

И. Л.: Нужно непосредственно оценивать директоров и учредителей. Стоит изучить их репутацию, каким видом деятельности они занимались ранее. Вообще, новая компания новой компании рознь. Почему? Потому что зачастую новая компания создается как вторая компания учредителей. К примеру, учредитель в одном лице может иметь ряд компаний. Скажем, он захотел поменять направление вида деятельности, выйти на новый рынок, тогда под этот рынок он и создает новое юридическое лицо. В этом случае нельзя сказать, что у компании нет репутации. Она есть. Ведь можно изучить репутацию руководства по предыдущим компаниям, по его работе. Вообще очень часто компании создаются руководящим составом выходцев из других компаний. Но если предприятие уж совсем новое, тогда лучше с ним работать на условиях 100%-й предоплаты. А дальше уже следить за репутацией. Еще с такой организацией можно подписывать договорные соглашения, которые снижают риски (например, возврат долга обеспечить соответствующим залогом).

 

ФДК: Какие внешние факторы могут повлиять на возникновение просроченной дебиторской задолженности?

И. Л.: На сегодняшний день известна проблема замораживания платежей банками. Предположим, компания работает с контрагентом, который обслуживается в одном из финансовых учреждений. В какой-то момент банк останавливает его платежи из-за собственных финансовых трудностей. Клиент готов платить, но не может этого сделать, т.к. у него «зависли» деньги. Подобные неурядицы не так давно были со многими банками, которые в результате попали под процедуру ликвидации. Итак, один из внешних факторов — уровень стабильности банковской системы.

Бывают также проблемы, связанные с изменениями в законодательстве. Например, в 2016 году изменились правила учета операций с алкогольной продукцией, добавился ряд налогов и платежей. Соответственно, в некоторых торговых сетях возникли проблемы со своими поставщиками из-за продукции, которая была поставлена еще в 2015 году.

В течение последних лет многие столкнулись с расчетами компаний, которые находятся на временно оккупированной территории. Когда возникли события, развитие которых предугадать было сложно, предприятия, получившие продукцию с последующей оплатой, в Луганской, Донецкой областях, Крыму, естественно, не смогли рассчитаться. Но это относится к форс-мажорным обстоятельствам.

Для сельхозпроизводителей на сегодняшний день существует огромный риск в том, что они не смогут вовремя рассчитаться в новом маркетинговом году за полученные химикаты из-за прогноза плохой урожайности. Сейчас поставщики этих химикатов работают со своими дебиторами через банки, используя схему вексельных расчетов.

Еще один немаловажный фактор — потеря лицензии. Причины могут быть разные: изменения в законодательстве, несвоевременное продление и др.

Если мы говорим о фермерских хозяйствах, то сейчас затраты на их обслуживание очень большие. Это приводит к тому, что данные предприятия на своих землях не зарабатывают необходимые объемы для того, чтобы своевременно рассчитаться. С фермерскими хозяйствами нужно работать на условиях определенной отсрочки платежей. Поставщики химикатов не всегда хотят идти на такие уступки. Тем более что чаще всего химикаты закупаются в валюте, то есть привязка идет к валюте. И все риски возлагаются на фермерские хозяйства, что, в свою очередь, тоже приводит к тому, что они не могут своевременно рассчитываться за товары и услуги или вообще не рассчитываются. И ситуация на сегодняшний день влечет за собой то, что фермеру легче закрыть свое фермерское хозяйство и открыть новое с целью дальнейшего ведения своей деятельности. Естественно, если они подписывали контракты в 2011–2012 гг., то начиная с 2014 года, когда курс начал резко расти, просто из ниоткуда стали появляться миллионные долги. Такая ситуация привела к тому, что многие фермерские хозяйства прекратили свою деятельность.

 

ФДК: Назовите, пожалуйста, этапы работы с просроченной дебиторской задолженностью. Каких результатов нужно достичь на каждом из них?

И. Л.: Работу с просроченной дебиторской задолженностью можно разбить на три этапа:

· первый — раннее реагирование;

· второй — урегулирование споров в досудебном порядке (допустим, методом переговоров);

· третий — суды, принудительное взыскание.

Поговорим еще раз о раннем реагировании. Допустим, компания подписала контракт с одним из своих контрагентов. Согласно его условиям, с момента отгрузки продукции до оплаты у клиента есть срок в 60 дней. Сотрудник отдела по работе с дебиторской задолженностью должен в течение 1–2-х недель позвонить контрагенту и напомнить ему об этом. Ведь вполне возможно, что со стороны должника нет специалиста, который контролирует эту ситуацию. Иногда на данном этапе устанавливается факт, что с клиентом нет связи, все контакты либо недействительны, либо телефоны отключены. Тогда стоит сразу привлекать к работе службу безопасности и юристов.

Причину невозврата стоит понимать изначально. Не всегда клиент это делает преднамеренно. Если говорить о транспортных компаниях, на невозврат долга могут повлиять погодные условия, задержка груза не по его вине и пр. Представьте, что там вообще может быть скоропортящийся продукт, который в итоге нельзя реализовать. Если компания не является мошеннической, то проблему можно решить методом переговоров в досудебном порядке. В общем, необходимо понять причину неоплаты и, исходя из этого, выстраивать определенную структуру работы (это может быть реструктуризация, очередная отсрочка платежа). Также случается, когда клиент по ходу переговоров и не отказывается оплачивать задолженность, но с его стороны все же нет никаких действий. Это, скорее всего, предпосылка к тому, что все придется решать в судебном порядке. Дальше нужно по компаниям определить объем потерь. Они могут быть прямыми и непрямыми. Иногда лучше продать задолженность третьей стороне, чем пытаться ее вернуть. Прямые потери — это когда компания тратит на возвраты собственные силы, а непрямые — привлекается третья сторона в том случае, когда затраченные ресурсы превышают сумму долга, который нужно вернуть. Иногда дебиторскую задолженность легче продать за определенный процент, нежели тратить свои ресурсы. То есть переоформляется долг на третье лицо. На сегодняшний день почти во всех контрактах прописывается это право передачи задолженности.

Последняя инстанция — суд. Правда, помимо этого, еще есть правоохранительные органы, прокуратура, налоговая, через которые также можно решить ряд вопросов. К каждому должнику должен быть индивидуальный подход. Единой схемы работы нет.

 

ФДК: Какие существуют методы влияния на должников? Судя из практики, что из этого лучше всего «работает» и когда?

И. Л.: Нужно помнить, что при работе с должниками всегда следует руководствоваться действующим законодательством Украины, в частности, Конституцией Украины. Никоим образом нельзя унижать достоинство людей. Ведь неправильные взыскания могут довести и до самоубийства конкретного человека. А это уже преследуется соответствующими статьями Уголовного кодекса Украины. Как уже говорилось, самый действенный метод — переговоры. Если они ведутся, необходимо четко понимать, с кем ты имеешь дело, какая ситуация у конкретного лица, в компании в целом. Все это надо для того, чтобы провести работу без вреда. Ведь неправильные действия могут негативно повлиять и на репутацию самого кредитора. А еще не стоит забывать, что сегодняшний должник может завтра стать перспективным клиентом. Поэтому портить отношения не нужно, договариваться необходимо правильно. При необходимости рычаги имеет Уголовный кодекс Украины. Например, есть учредитель какой-то компании. Он принимает решение, что ему выгодней не рассчитываться за поставленный товар, обанкротить предприятие и открыть новое без каких-либо долгов. В таких случаях Уголовным кодексом Украины предусмотрено преднамеренное доведение компании до банкротства.

Иногда компанию-должника можно свести с одним из банков, который предоставит ей кредит, и таким способом погасить задолженность. Это еще один метод работы.

Как еще можно вернуть долг? Возьмем для примера крупные заводы. На сегодняшний день цены растут. И в данном случае, если уже понятно, что существует невозврат, то проводятся переговоры, где можно объяснить, в какие сроки и какими сумами должник может вернуть задолженность. Предположим, должник говорит, что ему для того, чтобы не остановилось производство, нужно закупить продукцию, оборудование, материалы. Если его слова обоснованы, то все решается на этапе переговоров. Можно, скажем, договориться сделать дисконтную поставку на новую продукцию. При этом закрывается старый долг и уже оплачивается новый. Но в данном случае уже нужно работать на условиях предоплаты. Хотя бы 50%-й. По правде, не каждая компания позволит себе работать по 100%-й предоплате. В основном это монополисты. Мелкие компании в большинстве своем так работать не могут, поскольку рынок перенасыщен.

Если четко прослеживаются мошеннические действия, то стоит незамедлительно обращаться в правоохранительные органы. Кстати, мошенничество может быть как внешним, так и внутренним. Случается, что на этапе подписания контракта менеджер не предоставил полной информации по условиям контракта, не объяснил всех условий. Очень многие специалисты, т.к. работают за комиссионные, недоговаривают тех из них, о которых не хотел бы слышать потенциальный клиент. Это тоже приводит к наличию дебиторской задолженности. В такой ситуации менеджера нужно мотивировать дополнительными бонусами. Если он будет понимать, что в случае невозврата по конкретному контракту он недополучит свой доход, то отбор клиентов будет осуществляться более качественно.

 

ФДК: Кто в компании непосредственно должен заниматься возвратом долгов?

И. Л.: Если дело дойдет до суда, то этим должны заниматься компетентные юристы либо же третья сторона, если нет своих специалистов — юридические компании, предоставляющие подобные услуги. То же можно сказать и о досудебном возврате долга. Хотя эту работу на данном этапе могут делать и менеджеры, если просрочка не превышает 90 дней. Но тогда они будут отвлекаться от основной работы, что может негативно отразиться на доходности компании. Правда, как уже говорилось, менеджеров можно заинтересовать выплатой дополнительных бонусов при наличии качественного портфеля. Если просрочка свыше 90 дней, то здесь однозначно должны подключаться юристы.

 

ФДК: Расскажите, как можно контролировать состояние дебиторской задолженности.

И.Л.: Нужны качественные управленческий и бухгалтерский учеты, то есть качество дебиторской задолженности будет зависеть от того, насколько качественно она учитывается в системах компании. Если на сегодняшний день малые предприятия после отгрузки товара просто записывают в блокнот данную информацию, то, скорее всего, будет случайностью, а не устоявшимся фактом, если им выплатят задолженность в полном объеме.

Обязательно должна быть база своих клиентов. Рекомендуется для этого использовать CRM-системы. Также должен быть полный набор контактов клиента, а не один лишь мобильный телефон водителя, который непосредственно приезжал за товаром. Советуем такую базу расширять при каждой встрече с клиентом. Необходимо иметь максимум информации о директорах, владельцах, учредителях. Это все относится к внутреннему управленческому учету.

Что касается бухгалтерского учета, должны действовать стандартные процедуры. Следует контролировать, чтобы в наличии были все документы, в частности, все акты выполненных работ, накладные. Ведь когда доходит дело до суда, собираются документы предприятия-кредитора. И часто бывает, что с их помощью нельзя доказать, что осуществлялась отгрузка товара. Почему? Зачастую потому, что транспортную компанию никто официально не нанимал. Просто перевезли товар наемным автомобилем за определенную плату, не получив при этом никаких подтверждающих документов о том, что данные услуги были предоставлены. И доказать в дальнейшем наличие такого долга почти невозможно. Все нюансы стоит предусматривать в контрактах. Тогда появится шанс что-то доказать в будущем.

 

ФДК: При каком показателе дебиторской задолженности нужно начинать паниковать? Существуют ли допустимые нормы, которые катастрофически не влияют на бизнес? Их можно рассчитать?

И. Л.: Вообще паниковать при наличии дебиторской задолженности не стоит ни в коем случае. Ведь зачастую она появляется в силу объективных обстоятельств. Когда задолженность возникает, с ней нужно работать.

Критичная дебиторская задолженность — это такая, при которой теряется рентабельность бизнеса. Например, компания «А» пользуется банковскими кредитами и отгружает компании «В» товар с последующей оплатой. В этом случае не должно возникнуть ситуации, когда предприятие «А» будет тратить на обслуживание своего кредита больше, чем потенциально зарабатывать на продукции, которую поставляет с последующей оплатой. Каждая компания устанавливает этот порог для себя самостоятельно.

Что можно сказать о просроченной дебиторской задолженности? Если предприятие торгует высокорентабельными видами продукции, к примеру, одеждой не самых дорогих брендов, где торговая наценка доходит до 500%, то, понятно, что для такого предприятия 10% просроченной дебиторской задолженности — это немного. Кстати, в основном 10% — допустимая норма. Если же вы продаете топливо с наценкой 3–4%, тогда даже один бензовоз, отправленный, но не оплаченный, будет, как говорится, проблемой. Нужно учитывать масштабы бизнеса, а также торговую наценку.

 

ФДК: Как компании эффективно выстроить систему по работе с дебиторской задолженностью? Что можно порекомендовать тем, кто над этим уже задумался?

И.Л.: Выстроить систему по работе с дебиторской задолженностью — не проблема. Данный процесс реально наладить. Как отмечалось ранее, стоит начать контролировать оплату еще до срока ее наступления. При возникновении подозрений на неоплату — запустить процесс раннего реагирования. Дальше — начинать переговоры.

Кстати, самый важный момент общения с должником — первая минута. Если в это время не донести до него то, что нужно, потом уже бессмысленно вести переговоры, и построить заново работу будет очень тяжело. А еще в ходе разговора стоит четко понимать, насколько должник расположен к компании-кредитору, к решению проблемы, как настроен на общение, в каком настроении находится. Все эти моменты можно четко отследить по тембру его голоса. Сегодня с должником можно обсудить одну тему, завтра — другую, а послезавтра — конструктивно построить работу и дальнейший расчет по его обязательствам. Важно, чтобы при переговорах обе стороны находились на одном уровне. Не должно быть давления со стороны кредитора. Но и должнику не следует верховенствовать, иначе он начнет ставить свои условия. И в итоге это приведет к невозврату задолженности, а порой дело доходит и до суда. Однако нужно понимать, что тот лишь выносит решение, которое зачастую так и не приходит в исполнение. К тому же судебные разбирательства влекут дополнительные затраты.

Таким образом, лучше все проблемы решать на этапе переговоров, пользуясь при этом услугами сертифицированных специалистов.

 

Интервью подготовила

Ольга Шелест