8 «Нет» в планировании

Неизменная часть системы управления собственным временем — умение расставлять приоритеты. Как выбрать, какие задачи решать в первую очередь, а что отложить «на потом»?

ВЫПУСК №3 (МАРТ, 2019)

 

«НЕТ» длинным спискам

8 «Нет» в планированииСоставление списков дел или To-Do List помогает визуализировать необходимые задачи — касается ли это работы, домашних дел или личной жизни. Однако если список «надо сделать сегодня» растягивается на полметра, пора пересматривать свои желания.

 

Принцип Парето говорит, что 20 % усилий отвечают за 80 % результата. Соответственно, львиная доля последствий зависит от малого (в общем масштабе) количества причин. Гэри Келлер, предприниматель, автор книг по тайм-менеджменту, советует руководствоваться этим принципом при составлении традиционного списка дел: «Запишите все, что вы хотите успеть и выделите 20% самых важных дел. Теперь из выделенного нужно выбрать еще 20 %, и так до тех пор, пока в вашем списке не останется один пункт. Это и будет ваше самая важная, приоритетная вещь».

 

Отказ от длинных списков и приведение всего листа To-Do «к единому знаменателю» — едва ли не основополагающая часть расставления приоритетов по Келлеру.

 

Ольга Артюшкина, директор офиса внедрения и сопровождения компании «1С-Рарус»: «Умение расставлять приоритеты основано на базовых принципах тайм-менеджмента. Наличие конкретного плана задач на день — так называемого ToDo-листа — не является жесткой необходимостью. Cовет тем, кто только собирается заняться планированием: главное, чтобы оно не занимало слишком много времени. Иногда лучше сделать примерный план и приступить непосредственно к работе, чем часами распределять задачи в календаре, не успевая потом сделать и самого важного. Само по себе планирование приоритетом не является».

 

«НЕТ» мультизадачности

Гай Юлий Цезарь мог делать шесть дел одновременно: читать, диктовать письма, обсуждать законопроект и так далее. Однако в современном мире мультизадачность становится непреодолимым препятствием к успешному выполнению работы.

 

Как показывают исследования, до 30 % потерь рабочего времени приходится на переключения с одной задачи на другую. Большая подверженность стрессу, большее количество допускаемых ошибок, пробелы в «чувстве времени» и увеличение временного отрезка, требуемого на выполнение задачи — вот самые распространенные недостатки режима мультизадачности. Пытаясь делать несколько дел одновременно, мы распыляем внимание и снижаем работоспособность.

 

Сергей Варт, head of B2B marketing, Masterzen: «Приоритеты каждый расставляет для себя сам на основе своих ценностей и представлений о жизни. При расстановке приоритетов я стараюсь пользоваться рациональным подходом, составляю таблицу, в которой отвечаю сам себе на следующие вопросы:

1) Какие возможности несет это решение краткосрочно?

2) Какие угрозы несет это решение краткосрочно?

3) Какие возможности несет это решение долгосрочно?

4) Какие риски несет это решение долгосрочно?

 

Оцениваю плюсы и минусы и принимаю решение о приоритетности. Это работает как в бизнесе, так и в жизни. Приоритеты помогают осознанно подходить к делам и другим сферам жизни и не распыляться».

 

«НЕТ» отсутствию дисциплины

Достижение успеха зависит от самодисциплины — этот постулат принят за аксиому многими апологетами тайм-менеджмента. На самом деле жесткая дисциплина нужна только до того момента, пока ваши осознанные действия не перерастут в привычку.

 

Как показывают исследования американского Института развития человека, на формирование привычки, в зависимости от сложности действий, требуется от 32 до 66 дней. То есть вам надо будет заставлять себя, допустим, рано вставать, чтобы успеть сделать все запланированное, только месяц-два, а дальше ранние подъемы перерастут в привычку и не будут причинять ни малейшего дискомфорта ни в психологическом, ни в физическом плане.

 

Поставив цели, человек всегда должен держать на них фокус. Другими словами, нужно научиться планировать и связывать цели с ежедневными действиями. Так проще не просто определять приоритеты, но и придерживаться их.

 

Приобрести полную версию статьи